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关于集中受理物资采购计划的目的与意义 

发布时间:2013年10月11日 点击次数: 15438 文章类型:工作动态

附件 : 关于集中受理物资采购计划的目的与意义
  

近年来,随着学校事业的蓬勃发展,我校物资采购经费呈现大幅度增长,巨额采购经费的科学使用和管理是全校必须共同面对的新挑战。职能处由每个工作日被动地受理到按季度主动征集物资采购计划,其主要目的与意义如下:

一、主要目的

1.确保学校巨额采购经费依法依规、安全、合理和高效使用,更好地履行管理职责和服务师生。

2.保障采购管理工作程序,能够按学校制度执行。

3.保障购置项目预算按计划和比较从容地执行,对学校、教育部关于按计划进度使用项目经费的要求起到积极配合和推进作用。

4.保障和提高采购质量和效益。

    校属单位和课题组提交一单采购计划单,职能处就执行一次采购活动,这不是集中采购管理。相对集中受理采购计划,才能够对一个时段内全校物资采购计划进行汇总和分类、积聚一定的采购规模,将相同或同类物资实施集中采购。只有达到一定的采购规模,我们才能够吸引到国内外一流供应商(或一级代理商)来投标,为校属单位和课题组带来一流的产品和优质的服务,也只有达到一定的采购规模,才能够在投标商中营造更加有利于采购方的竞争氛围,以比较优惠的价格购买到具有较高性价比的技术物资及售后服务。

    二、主要意义

1.充分发挥集中采购管理制度的优越性

我校年度物资采购经费目前已经不是一个小数目,具有了一定的市场规模。如果校属各单位和广大教职工及早认识到这一点,并与职能处密切配合、共同努力,有可能实现这一目标——吸引一批国内外一流的供应商,带来一流的产品和售后服务,长期而稳定地服务于学校事业发展和广大师生成长成才,学校以较高的性价比购买到先进、适用、质优的产品和售后服务。

据调研,上述目标在一些先进的兄弟单位已经实现,由于具有较大的市场规模,他们以在中国市场最优惠的价格采购国际一流的仪器设备;事后购买主要耗材和零配件等仍旧享受购买设备时的价格折扣率;质保期一般增加到2-3年;原厂工程师来采购单位、一年两次、每次两周、人数不限、对仪器设备使用及相关实验技术进行免费和现场培训等。这些很值得我校学习和借鉴。

2.挤出有限的管理力量开展更有价值的工作

本处采购管理科目前仅有编制2个、在职在岗干部2人,在完成日常采购管理工作的前提下,要提高采购管理和服务水平迫切需要管理创新,拟挤出十分有限的管理力量,开展更有价值的工作:

(1)对全校季度采购计划进行分析、研究、合理安排采购活动;

(2)主动与一批国内外一线产品的一级代理商建立工作联系,评估供应商,在学校层面上就物资集中采购事项与其开展商务谈判,为学校和师生争取权益;

(3)整理近年来中标商信息,建设供应商及产品信息库,指导校属单位和教职工开展市场调研;

(4)组织校内摸底和校外调研、起草工作方案、试运行、全面推开,对全校大宗试剂和耗材实施集中采购管理,为学校和师生谋取新的利益和效益。

3.规避相关风险

1)采购管理工作程序打折扣

招标采购是集中采购的主要方式,按照学校集中采购管理制度,正常执行采购工作程序(采购计划受理—采购执行—合同签订—到货验收),国产物资和进口物资采购周期需要2-3个月和5-6个月。目前多数校属单位和课题组没有给职能处预留足够的时间,经常以项目结题、财务催报账或临时急需等,要求职能处放弃原则和牺牲工作程序。

    2)采购资金和物资存在安全隐患

    按学校集中采购管理制度,对国产和进口物资,采购物资到货并通过验收以后,学校方可分别支付95%的货款或20%的预留货款。正常地解决采购管理工作程序执行,与项目预算执行之间的矛盾,只要校属单位和课题组及时向职能处申报采购计划、职能处及时执行采购计划就可实现。否则,突击花钱、牺牲采购管理工作程序,采购资金和物资均会存在安全隐患。

    3)采购质量受到影响

    根据我们受理用户采购计划单、起草招标文件和执行采购的经验,常发现用户事前进行市场调研不充分。对于专业化程度非常高、市场情况复杂、又不是我校特长的大型精密仪器设备采购和使用管理,不事先进行必要的市场调研,贸然采购引发的采购质量风险是显而易见的。

三、正确理解,积极配合支持,实现多赢

实施按季度征集和受理采购计划是有利于学校、校属各单位和师生的一项工作改进措施,要将好事做好,需要校属各单位和广大教职工的理解、配合和支持。

    1.申报采购计划时留足时间,留有余地

校属各单位和课题组应根据项目预算和工作计划进度要求,依据采购国产或进口物资类别、采购周期(分别为2-35-6个月),以及按季度受理采购计划的规定,及时或提前向职能处提交采购计划单。

2.大额采购计划须事先经过可行性论证

学校于20113月初,印发了《华中农业大学修缮、购置、基建项目预算管理实施细则》,要求本处归口管理全校购置项目和编制购置预算,并对大额购置项目(单价≧10万元或批量总价≧20万元)组织可行性论证。请校属单位和课题组在向本处提交大额采购计划单以前,按学校规定事先履行可行性论证程序,否则本处不得受理未经论证的大额采购计划单。

3.保留了临时重要或应急物资采购计划申报和受理渠道

    上级部门或学校有批件或要求,或设备突然瘫痪等原因影响学校重要工作的应急物资采购,经校领导批准,本处将受理其采购计划申报。

    4.加强咨询和服务

校属各单位和广大教职工遇到物资集中采购方面的问题,请及时联系我们(87282631),我们将竭诚为大家做好咨询和服务。

  

国资设备管理处

二○一一年四月二十八日
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